TNS Sofres
TNS Sofres se dote d’un
ERP financier “groupe”
Il aura fallu moins de neuf mois à TNS Sofres
pour disposer d’un progiciel de gestion intégré
(PGI ou ERP) à la hauteur de ses exigences en
matière de gestion financière... et adapté à un
déploiement international. Aujourd’hui, l’entreprise
bénéficie d’états de reporting précis et
fiables avec un impact direct sur la rentabilité.
“Notre système de gestion financière était constitué d’outils hétérogènes, et nous étions confrontés à une impasse technique en termes d’évolutivité”, explique Benoît Péron, directeur financier de TNS Sofres France. Compte tenu des spécificités liées à l’activité de l’institut de sondage, les applications avaient été développées en interne il y a une dizaine d’années, avec in fine des problèmes d’interface et de performance. “Notre chiffre d’affaires est constitué d’une multitude de projets nécessitant notamment une refacturation analytique. Au fil du temps, nos besoins en termes de suivi et de pilotage ont augmenté, et nous avons perdu en efficacité. Des fonctionnalités de suivi des temps et de ‘Project Management’ étaient devenues indispensables.” L’enjeu est notamment de disposer au premier jour ouvré de chaque mois de toutes les informations financières du mois précédent et de mettre en place un outil de reporting adapté. Et cela passera par la mise en place d’un ERP : Microsoft Dynamics NAV (navision) complété par la solution verticale NaviOne.
Une méthodologie fondée sur l’interactivité
Et c’est l’intégrateur Absys Cyborg qui a été choisi pour mettre en oeuvre ce projet d’envergure. “Absys Cyborg avait déjà beaucoup oeuvré sur des solutions verticales pour Microsoft Dynamics NAV et entendait poursuivre cette stratégie. Nous avons donc tout de suite travaillé en mode gagnant / gagnant. Pour rédiger le cahier des charges, nous sommes partis d’un add-on déjà constitué et avons organisé des Ateliers sur des sujets particuliers, avec les équipes TNS Sofres concernées, à savoir la comptabilité, le Project Management et l’informatique.” Une interactivité profitable puisqu’une première maquette du Système Central voit le jour deux mois après le début du projet. “Nous avons très tôt pu montrer au groupe et aux autres sociétés ce que nous pouvions et ce que nous allions faire.”
Dès cette phase, des tests fonctionnels sont réalisés avec un noyau d’utilisateurs clés. Le développement du Système Central est achevé en deux mois, et mis à la disposition du groupe pour un déploiement dans les autres pays via l’organisation Partner Power dont Absys Cyborg est le représentant français. Deux mois supplémentaires sont consacrés aux développements français, et la migration a lieu en avril 2006. “Absys Cyborg nous avait incités dès le début du projet à considérer la reprise des données, et nous avions donc préparé cette étape depuis des mois. Nous avons de surcroît simulé les clôtures de janvier et février pour tester les temps de reprise, et lancé les traitements de fin de mois, afin de sécuriser la migration.” La reprise de données s’effectue sur dix jours pleins, pendant lesquels le système est arrêté. Pour autant, cette migration est totalement transparente pour les utilisateurs. “Microsoft Dynamics NAV ne couvrant chez nous que la finance, il est le réceptacle de données émanant d’autres applications, avec lesquelles tous nos collaborateurs ont continué à travailler normalement.”
Une maintenance optimisée
Absys Cyborg a dès le départ mis en place un système miroir, qui permet aux équipes une maintenance optimisée. “Nous avons un point de contact unique chez Absys Cyborg pour la documentation des interventions de maintenance, afin d’être toujours assurés que les deux systèmes sont identiques. La réussite de ce projet tient pour beaucoup à la qualité remarquable des équipes d’Absys Cyborg, et notamment du chef de projet. Nous avons apprécié leur réactivité et leur implication tout au long du projet et encore aujourd’hui alors que le système est en production.”
Un impact direct sur les performances de l’entreprise
Pour les 20 utilisateurs de Microsoft Dynamics NAV (navision), la prise en main s’est faite en moins de deux mois, les utilisateurs de l’équipe projet ayant en charge de passer le relais. L’arrivée de l’ERP a eu un impact sur l’organisation même des services financiers, car il a permis de supprimer des tâches à faible valeur ajoutée, et de dégager du temps pour des activités plus stratégiques. Ce n’est pas tout. La finesse de gestion des projets permise par Microsoft Dynamics NAV procure une bien meilleure visibilité sur la rentabilité. “Aujourd'hui, nous disposons de données très précises par étude en intégrant les factures de nos prestataires et les feuilles de temps de nos consultants internes. Outre une vision précise du profit, cela nous a permis d’augmenter l’efficacité de l’utilisation de nos ressources.”
Par ailleurs, jusqu’alors les traitements étaient effectués grâce à des développements spécifiques dans Microsoft Office Excel, avec pour conséquences des délais trop importants et une lourdeur handicapante en matière d’évolution. “Microsoft Dynamics NAV a permis la mise en place d'un datawarehouse avec à la clé une très importante amélioration de la qualité et de la fiabilité de nos états et un gain de deux à trois jours par mois sur la génération des rapports. De plus, nous sommes désormais 100 % compatibles avec les normes comptables du groupe.” Et l’adaptabilité de la solution est d’autant plus appréciée que les modifications demandées par le groupe ou inhérentes à la réglementation sont régulières. “L’amélioration sensible des performances de l’entreprise entre 2005 et 2006 est en partie due à l’arrivée de Microsoft Dynamics NAV et notamment à la gestion des temps que cet ERP nous a permis de mettre en place.”
Panorama de la solution
Le technologies utilisées
À propos d'Absys Cyborg
Forte d’une expérience de plus de 20 ans, Absys Cyborg est une société spécialisée dans l’intégration de solutions de gestion à destination des petites, moyennes et grandes entreprises.
Filiale de Keyrus, groupe coté en bourse, Absys Cyborg a su s’entourer de compétences à fort potentiel et mettre à disposition de ses 5 500 clients une véritable valeur ajoutée en s’appuyant sur une conduite de projet et une expertise technique reconnues.