MC2

MC2 partenaire affine ses taux horaires de facturation

Quoi de plus logique pour un cabinet d’expertise comptable que de mettre en place un suivi d’affaires pour gagner en rentabilité et affiner la connaissance de ses clients… Sans compter qu’en dématérialisant tout le processus, MC2 Partenaire a gagné près d’un mois en délai de facturation !

Pour améliorer sa rentabilité, MC2 Partenaire, cabinet de 80 salariés, a décidé d'investir dès 1999 sur un système de gestion globale reposant sur Microsoft Dynamics NAV. "Notre besoin principal résidait dans le suivi d'affaires. La saisie des temps passés par chaque collaborateur sur les affaires devait être au centre de notre système de gestion", se souvient Sébastien Pottie, le directeur administratif et financier du cabinet qui s'est fortement investi, sous l'égide de la société Gesway, dans le déploiement. Tout a donc commencé avec la dématérialisation du pointage des heures. Les assistants de mission imputent leurs temps passés qui sont chaque mois validés par leurs chargés de mission respectifs au travers d'un workflow. Les chargés de mission ainsi que les directeurs de mission pointent également leurs temps mais cette fois sans validation informatique de la direction générale. Ils sont autonomes. Ce suivi d'affaires va de pair avec un découpage très fin des activités dans Microsoft Dynamics NAV. Social, comptabilité, juridique représentent les trois grandes catégories de projets susceptibles de concerner un seul et même client. À chaque prestation correspond un taux horaire de facturation qui se décline en un prix de vente et un prix de revient. "Nous allons beaucoup plus loin dans le détail qu'auparavant. Une tâche peut être par exemple récurrente ou au contraire exceptionnelle. C'est une distinction qui a une grande importance au moment de l'analyse", souligne Sébastien Pottie.

Des analyses poussées et autonomes

C'est en affinant au maximum la saisie des temps passés que la direction entendait dès le départ jouer la carte de l'analytique. Une attention toute particulière a donc été portée au paramétrage de Microsoft Dynamics NAV. À l'instar du pointage des temps passés, la structure des fiches des 1 500 clients a été tout aussi réfléchie et enrichie. Les secteurs d'activités, les différentes typologies des besoins des clients se trouvent ainsi décryptés. Le tout au prix d'un important investissement en temps de l'actuel directeur administratif et financier qui, au début du projet, a passé deux jours par semaine pendant six mois, en compagnie du directeur informatique, à suivre un accompagnement de la société Gesway conjuguant formation et paramétrage. "Les associés du cabinet apprécient de pouvoir travailler dans tous les sens les analyses sur les clients pour améliorer notre taux horaire de facturation" indique Sébastien Pottie qui se trouve être totalement autonome pour générer les tableaux de bord dont la direction est si friande. Sur les 80 utilisateurs de Microsoft Dynamics NAV, une trentaine de managers opérationnels usent effectivement des tableaux de bord divers et variés qui leurs sont régulièrement proposés. Lors des réunions de coordination qui se déroulent tous les mois entre les chargés de mission et les directeurs, il est fréquent que des managers s'échangent des compétences internes en fonction de leurs plans de charge respectifs qui sont simulés en fonction des historiques clients. Ce sont notamment ces tableaux de bord qui vont permettre de justifier des besoins de recrutement de ce cabinet en croissance régulière.

Optimiser la relation client en automatisant

Dés la fin 1999, MC2 Partenaire disposait donc d'un véritable suivi d'affaires interfacé avec sa comptabilité interne et alimentant des tableaux de bord décisionnels. Il aura fallu attendre en revanche près de cinq ans pour que la facturation se retrouve entièrement dématérialisée. Et Sébastien Pottie d'expliquer que "la semi-automatisation de la facturation demandait en effet un minimum de recul. Nous avons progressé pas à pas vers cette évolution majeure. Les gains générés par la dématérialisation d'un suivi d'affaires plus précis que par le passé ont été immédiats." Depuis deux ans, donc, les soldes des missions de MC2 Partenaire sont automatiquement calculés par Microsoft Dynamics NAV. Les chargés de mission de ce cabinet de 80 salariés n’ont qu’à valider le montant du solde proposé pour que la facture finale soit adressée aux clients. C’est sur la base du taux horaire des prestations que Microsoft Dynamics NAV adresse aux clients les demandes de provisions trimestrielles et calcule le solde de mission. En temps réel, la solution indique également aux responsables le niveau des marges réalisées sur les missions dont ils assurent le pilotage.

Un levier de management

Si la marge est inférieure à celle de l'année passée sur un même projet, sur un même compte client, le chargé de mission doit alors obligatoirement fournir toutes les justifications dans le système avant de valider et lancer la facturation du solde. Un cas de figure qui se rencontre sur moins de 5 % des facturations. Tout ce mécanisme serait impossible si chacun des 80 collaborateurs du cabinet d’expertise comptable MC2 Partenaire n’enregistrait pas quotidiennement dans Microsoft Dynamics NAV, par tranche de 15 minutes, le temps qu'il passe sur les différents volets de ses activités.
Cette dématérialisation complète a contribué à nous faire gagner près d’un mois sur le délai de facturation et de réduire par conséquent le risque client. Dans le domaine analytique, compiler les statistiques relatives à 80 projets ne prend pas plus d'une matinée. Le tout en évitant les risques d'erreur de formule. Autant de temps de gagné pour suivre en temps réel l’évolution de l’activité du cabinet.

Cap sur le standard

"MC2 Partenaire est un compte qui a très peu évolué au cours des sept dernières années à l'exception de la dématérialisation de la facturation conduite il y a deux ans. C'est bien la preuve que les besoins avaient été très clairement identifiés en amont du déploiement", notre Pierre Bonnechère, responsable des services chez Gesway. Aujourd'hui, MC2 Partenaire se projette sur la dernière version de NaviOne, la solution de gestion d'affaires développée par Gesway sur la base de Microsoft Dynamics NAV. Le chantier de la migration s'annonce assez lourd du fait des nombreux développements spécifiques réalisés en 1999. Pour Sébastien Pottie, "cette solution nous a tellement fait gagner que le jeu en valait largement la chandelle. Repartir sur une version standard répondant à nos besoins sera l'occasion de remettre à plat certaines choses."

« Il me faut seulement une matinée pour compiler toutes les statistiques extraites du suivi d’affaires réalisé sur 80 projets contre une semaine auparavant. »

Sébastien Pottie, DAF de MC2 Partenaire

En bref

MC2 Partenaire est un cabinet d’expertise comptable dont le siège est à Béthune et qui génère 95 % de son activité dans la région Nord-Pas-De-Calais au travers d’un réseau de quatre agences. Le cabinet a généré 7,5 millions d’euros de chiffres d’affaires en 2005 et emploie actuellement 80 salariés. Au-delà de son activité d’expertise comptable, MC2 partenaire développe trois autres activités : l’audit, le conseil social qui intègre la gestion de la paie et le conseil juridique.

Mission

Placer le suivi d’affaires au cœur du système de gestion du cabinet d’expertise comptable.

Enjeu du projet

Conjuguer gains de productivité et suivi analytique des activités.

Bénéfices

Suivi des temps passés au service de l’animation commerciale.
Suivi en temps réel du taux horaire de facturation.
Autonomie sur les analyses statistiques.
Mise à disposition en une demi-journée des tableaux de bord relatifs à tous les projets.
Réduction du risque client grâce à un délai de facturation raccourci d’un mois.

Partenaire

Gesway

Panorama de la solution

Les technologies utilisées
Microsoft Dynamics NAV, modules :

Suivi d’affaires
Gestion commerciale
Gestion comptable et financière

Le partenaire

Gesway capitalise un savoir faire sur Microsoft Dynamics NAV depuis sa création il y a huit ans. Les 25 salariés sont exclusivement spécialisés sur cette solution. Gesway développe deux solutions métier à partir du socle Microsoft Dynamics NAV. « NaviOne » est ainsi axé sur le suivi d’affaires (devis, engagements, marges, temps passés) transversal tandis que « NaviBat » est dédié aux métiers du bâtiment et aux spécificités de la gestion d’un chantier. Gesway développe également des add-on tels que « StatsExplorer » pour l’analyse. Le mode de distribution indirecte des solutions éditées par Gesway assure 70 % de l’activité de l’entreprise.